Rapprochement bancaire : tout ce qu'il faut savoir

C’est un processus comptable qui permet aux entreprises de comparer deux ensembles de données financières. Le but principal est de garantir l'exactitude des informations et de détecter et résoudre toute divergence dès les premières étapes du processus comptable.

Le processus de réconciliation bancaire

Cela consiste à vérifier et à faire correspondre les enregistrements internes avec les documents externes, tels que les factures, les reçus et les relevés bancaires.

Les entreprises procèdent régulièrement à des rapprochements comptables afin de préserver l'intégrité des documents financiers et de traiter rapidement les écarts.

Cela permet de vérifier la fiabilité des états financiers d'une entreprise. Les entreprises le font pour s'assurer qu'elles sont bien créditées des recettes entrantes et que les sorties de fonds correspondent correctement aux paiements relevés et enregistrés.

La réconciliation bancaire bénéficie aux entreprises pour de multiples raisons :

• Des documents financiers exacts : lorsqu'une entreprise traite ou enregistre des transactions financières, des divergences et des erreurs peuvent se produire. Le rapprochement permet de trouver ces disparités et de les résoudre.

• Détection des fraudes : le rapprochement comptable protège les entreprises contre la fraude. En examinant les registres, les entreprises peuvent repérer des écarts qui pourraient indiquer qu'une transaction était frauduleuse.

• Respect des normes réglementaires : le rapprochement aide les entreprises à respecter les exigences réglementaires de conformité. Un rapprochement bancaire précis aide les entreprises à respecter les normes d'audit et à générer des états financiers conformes aux réglementations en vigueur.

• La prise de décision : la réconciliation bancaire aide les entreprises à avoir confiance en l'exactitude de leurs informations. Cela leur permet de prendre des décisions stratégiques en connaissance de cause, en s'appuyant sur une base solide d'informations financières.

Les entreprises peuvent effectuer différents types de rapprochements :

Rapprochement des paiements

Le rapprochement des paiements est un processus financier au cours duquel les entreprises comparent les paiements effectués ou reçus à ce qui est enregistré dans les bilans et états financiers afin de s'assurer qu'ils correspondent.

Rapprochement des points de vente

Le rapprochement des terminaux de points de vente (TPV) est similaire au rapprochement des paiements, la principale différence étant qu’il se concentre sur les transactions des systèmes TPV.

Rapprochement entre sociétés

Le rapprochement inter-sociétés compare et vérifie les transactions financières entre des sociétés appartenant au même groupe.

Rapprochement des stocks

Le rapprochement des stocks est un processus qui consiste à comparer les données d'inventaire avec ce que les entreprises ont en stock.

Rapprochement des portefeuilles numériques

Le rapprochement des portefeuilles numériques consiste à vérifier les transactions des portefeuilles numériques afin de s'assurer que les registres internes correspondent aux déclarations des fournisseurs de portefeuilles numériques.

Bien que la réconciliation bancaire soit essentielle, les entreprises ont souvent du mal à l’effectuer. Beaucoup rencontrent des difficultés qui compliquent et alourdissent le processus. Ces défis sont généralement les suivants :

Des prestataires obsolètes

De nombreuses entreprises travaillent avec des fournisseurs historiques qui ont des systèmes différents et déconnectés pour les opérations en ligne et en magasin. Cette situation rend le rapprochement difficile.

L'automatisation du processus n'est pas envisageable, car ces fournisseurs utilisent souvent une infrastructure technologique obsolète et ne proposent pas les outils technologiques modernes nécessaires. Au lieu de cela, les entreprises procèdent manuellement, ce qui peut prendre des jours en raison de tous ces systèmes déconnectés. Cela oblige souvent les entreprises à disposer d'équipes spécifiques, généralement composées de plus de quatre personnes à temps plein, qui se consacrent uniquement à la réconciliation bancaire, ce qui entraîne des frais d'exploitation élevés ainsi qu'une perte de temps et de ressources.

Des processus fragmentés

Une entreprise opère souvent dans plusieurs régions, sur plusieurs sites et avec plusieurs fournisseurs de services de paiement. Les différentes banques acquéreuses et les systèmes fragmentés font de la consolidation des données et du rapprochement des paiements, provenant de différents magasins, une tâche complexe.

Lorsque l'équipe financière centrale a besoin d'un rapport pour une région spécifique, elle doit collecter manuellement les rapports de chaque pays et les fusionner. Parfois, les équipes locales mettent plusieurs jours à envoyer ces rapports.

Une autre difficulté réside dans le fait que les équipes chargées de la réconciliation reçoivent des formats différents selon les méthodes de paiement. Il est difficile de tout ajouter dans un format unique.

Des frais globaux et un nombre d’erreurs élevés

Le rapprochement étant essentiellement manuel, le risque d'erreurs humaines est plus élevé, ce qui oblige les équipes à passer du temps à résoudre les problèmes engendrés. Les erreurs humaines peuvent également entraîner une non-conformité, avec des pénalités ou des conséquences juridiques à la clé.

Les entreprises qui effectuent des rapprochements manuels perdent également un temps précieux, des ressources et de l'argent. Plus de 30 % des organisations considèrent que les erreurs dues aux processus manuels constituent leur principal défi en matière de rapprochement comptable.

La meilleure façon d'effectuer un rapprochement comptable est d'automatiser ce processus.

Cela permet aux entreprises d'économiser du temps et des ressources, et ainsi de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Voici quelques avantages du rapprochement financier automatisé :

• Rationaliser le processus : toutes les données provenant de toutes les opérations et de tous les canaux sont consolidées dans un seul système, ce qui minimise les frais globaux et le temps investi. Il en résulte également des rapports financiers plus pertinents et plus précis.

• Centraliser les informations : les processus de rapprochement sont centralisés sur une seule et même plateforme et dans un format unique.

• Réduire les erreurs humaines : mettre en place un système de rapprochement automatisé permet d’éliminer les erreurs humaines lors des saisies manuelles et de rationaliser l'extraction de sources de données multiples.

Les entreprises ont besoin d'un logiciel de rapprochement comptable capable d'offrir une technologie moderne pour automatiser ce processus. Au cours des trois prochaines années, 66 % des entreprises de services financiers prévoient d'investir massivement dans de nouvelles solutions permettant d'automatiser les processus manuels, considérant qu'il s'agit d'une priorité absolue.

Avec l'émergence de nouvelles technologies, gagner en efficacité lors de votre rapprochement comptable devient plus facile que jamais. Les entreprises peuvent saisir cette opportunité en transformant le rapprochement en un processus efficient qui leur permet d'économiser du temps, des efforts et des ressources. Elles peuvent alors se concentrer sur d'autres tâches, plus commerciales, avec davantage de valeur ajoutée.

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