Le aziende e i loro dipendenti spesso vedono la gestione delle spese come un onere, fatto di lavoro manuale e di tempo speso per la rendicontazione delle spese invece che per la creazione di valore per l'azienda.
Le soluzioni di gestione delle spese e di benefit per i dipendenti possono semplificare i processi di spesa tradizionali, come le approvazioni, la fatturazione e la rendicontazione. Tuttavia, alcune parti di questi processi vengono ancora svolte manualmente, sottraendo molto tempo all'azienda e ai suoi dipendenti.
Se offrite una soluzione di gestione delle spese o di benefit per i dipendenti, probabilmente siete sempre alla ricerca di nuovi modi per semplificare al massimo le spese e i benefit aziendali per i vostri clienti e i loro dipendenti.
Aggiungendo l'emissione di carte alla vostra offerta, potete fornire ai vostri clienti carte fisiche o virtuali che i loro dipendenti possono utilizzare per le spese aziendali. In questo modo si automatizza il processo di gestione delle spese e si elimina il lavoro manuale.
Questa guida spiega come impostare un programma di carte di credito e quali sono i vantaggi per l'azienda, i clienti e i loro dipendenti. Scoprirete inoltre un nuovo metodo di emissione che integra tutti i processi di gestione delle spese in un'unica soluzione senza l'intervento di terze parti, aumentando la velocità di commercializzazione, riducendo il rischio di errori e garantendo un'esperienza coerente con le carte ovunque.
Vantaggi dell'emissione di carte
L'aggiunta dell'emissione di carte alla vostra offerta porterà benefici a tutti coloro che partecipano al processo di spesa, compresi i dipendenti, i clienti e, in ultima analisi, l'azienda.
Per i dipendenti
Il processo di gestione delle spese comporta di solito molto lavoro manuale. I dipendenti devono spendere il proprio denaro in anticipo, conservare le ricevute, presentare le note spese e attendere giorni, se non settimane, per ottenere il rimborso. Quando i dipendenti dedicano tempo alla gestione manuale delle spese, hanno meno tempo da dedicare al lavoro che crea valore per l'azienda.
Emettendo carte virtuali o fisiche ai dipendenti per le spese aziendali o altri benefit per i dipendenti, potete rendere il processo di spesa semplice come qualsiasi altra esperienza di pagamento. I vostri clienti possono prefinanziare e impostare controlli di spesa sulle carte, in modo che i loro dipendenti non debbano spendere i loro soldi in anticipo e preoccuparsi di ciò che possono o non possono comprare. Tutti i dati delle carte confluiranno automaticamente nel vostro sistema, in modo che i dipendenti non debbano conservare le ricevute e riportare le spese in un secondo momento, risparmiando tempo ed energie.
Per i clienti
La gestione delle spese richiede molto tempo ai vostri clienti. Anche dopo aver passato ore a creare linee guida per semplificare il processo, i loro dipendenti potrebbero aver bisogno di indicazioni su come presentare le spese, su cosa possono spendere e su come caricare le ricevute.
Una volta che i dipendenti hanno inviato la nota spese, i vostri clienti devono rivedere, approvare ed elaborare le spese. I manager devono esaminare tutte le note spese e risolvere le controversie in caso di errori. Il tempo è denaro e, poiché le aziende dedicano molto tempo alla gestione manuale delle spese, può essere considerato un processo costoso.
Un programma di emissione di carte consente ai clienti di impostare controlli sulle spese in base al luogo, all'ora e al tipo di attività. Possono applicare queste regole preimpostate a livello di direzione, reparto o dipendente. In questo modo si automatizzano le approvazioni delle spese in tempo reale e si elimina la necessità di approvare manualmente ogni nota spese. Non c'è bisogno di rimborsi perché le carte sono collegate ai fondi dell'azienda e il processo viene eseguito non appena viene effettuata la spesa.
Per le aziende
Conoscete i vostri clienti meglio di chiunque altro quando si tratta di gestione delle spese e benefit per i dipendenti. Basandovi su questa conoscenza e offrendo un'esperienza di carta personalizzata, potete davvero soddisfare le loro esigenze. Offrendo una soluzione che semplifica la rendicontazione delle spese, avrete più tempo da dedicare alla creazione di valore per la vostra azienda, migliorando l'esperienza dei vostri clienti e dei loro dipendenti.
L'emissione di carte è un altro modo per far crescere la vostra attività, oltre all'acquisizione di nuovi clienti. La vostra azienda riceve parte della commissione interbancaria, aprendo un nuovo flusso di entrate.
Rimanere competitivi è fondamentale per il vostro successo come società di gestione delle spese o di benefit per i dipendenti. Offrire esperienze su misura per i vostri clienti e creare un processo continuo per la gestione delle spese è fondamentale per generare valore. Ma trovare il fornitore giusto e il programma di carte più adatto alla vostra attività può essere una sfida, soprattutto se state operando o vi state espandendo in altre regioni.
Impostare un programma di carte
Per ottenere il massimo dal vostro programma di carte, è necessario che sia fatto bene. La scelta di un'impostazione sbagliata per la vostra azienda può comportare costi e rischi imprevisti.
In passato, creare un programma di carte significava ottenere le giuste licenze, trovare un processore e lavorare con le reti di carte. Ora c'è un nuovo modo di emettere carte che fa tutto questo per voi e vi permette di iniziare rapidamente. Prima di entrare nel merito, analizziamo le configurazioni più comuni.
Unico processore
Con la configurazione dell'unico processore, il fornitore è responsabile solo dell'elaborazione dei pagamenti con carta. Voi gestite il programma di emissione delle carte e tutte le partnership coinvolte. Questo richiede molto tempo e risorse alla vostra azienda, poiché dovete trovare il partner bancario, gestire l'approvazione del programma di carte con la banca e le reti di carte e garantire la conformità.
Trattare con più parti rende difficile muoversi rapidamente ed espandersi in nuovi mercati, poiché ogni fornitore ha modi diversi di integrarsi. Se si ha a che fare con fornitori diversi per ogni regione, offrire la stessa esperienza ovunque può essere difficile. Anche quando si riesce a sviluppare questa complessa configurazione multiparte, possono verificarsi ritardi nel flusso di cassa e nella rendicontazione.
Program managed
Con questa configurazione, il fornitore è responsabile del vostro programma di carte e delle partnership coinvolte. Questo elimina parte della complessità della gestione di un programma di carte, aiutandovi a risparmiare tempo e risorse. Tuttavia, poiché sono coinvolte più parti, sussiste il rischio di errori, una minore velocità di commercializzazione e la difficoltà di garantire la stessa esperienza ovunque. Infatti, più parti terze si uniscono in una soluzione, più anelli si creano nella catena operativa. Se un anello si rompe, l'intera catena potrebbe crollare. La rottura può avvenire per molti motivi, come un errore tecnico, il fallimento di una delle terze parti o un fermo macchina. In questo caso, il provider ha poco controllo per risolvere la situazione.
Creare esperienze ideali con un nuovo modo di emettere carte
In qualità di azienda che si occupa di gestione delle spese o di benefit per i dipendenti, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di fornire il massimo livello di servizio ai vostri clienti, invece di gestire una serie di integrazioni e contratti diversi per mantenere operativa la vostra offerta di carte.
Con Adyen, c'è una sola parte coinvolta. Avete bisogno di un solo contratto e di una sola integrazione per lanciare un programma e aggiungere carte alla vostra offerta. Gestiamo internamente ogni aspetto della soluzione per l'emissione di carte, senza complesse configurazioni con terze parti e contratti esterni. Questo semplifica il lancio del vostro programma di carte, elimina la necessità di lavoro manuale e riduce il rischio di errori.
Con un fornitore che gestisce ogni parte del processo di emissione delle carte, avrete più tempo per concentrarvi sulla creazione di valore per la vostra azienda e i vostri clienti. Abbiamo chiesto a Jim Warner, SVP e COO di Centrip, di illustrarci la loro esperienza con questa soluzione:
Con Adyen, potete anche lanciare un programma di carte solo virtuali, in modo che i dipendenti possano pagare con Apple Pay o Google Pay invece che con una carta fisica. Si tratta di un processo rapido ed efficiente dal punto di vista dei costi e di un ottimo modo per sperimentare un programma di carte.
Scalare la configurazione della carta
Dopo aver lanciato o migliorato il vostro programma di carte per soddisfare perfettamente le esigenze dei vostri clienti, potreste voler espandere e mantenere gli stessi standard eccezionali in tutte le regioni.
Adyen offre una soluzione completa per l'emissione di carte. Poiché costruiamo tutto internamente e non ci affidiamo a terzi, potete espandere rapidamente il vostro programma in altri mercati e garantire che l'esperienza sia la stessa ovunque. Possiamo emettere carte in tutti i Paesi dello Spazio Economico Europeo, negli Stati Uniti e nel Regno Unito, poiché disponiamo di licenze bancarie complete nella maggior parte di questi mercati. I dipendenti possono utilizzare le loro carte in tutti i Paesi in cui Visa o Mastercard sono accettate. Inoltre, forniamo un'ampia gamma di valute in tutte le regioni e copriamo altre valute con i servizi di cambio.
Adyen è l'unico fornitore di tecnologia finanziaria che è un emittente e un acquirer autorizzato e che offre una vera e propria configurazione di pagamento end-to-end completamente realizzata in-house. Questo vi permette di espandere e accettare pagamenti online e di andare oltre l'emissione per fornire altri prodotti finanziari, come capital o accounts.
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